¿Así que quieres tomar las riendas de tus procesos? ¡Es una noticia genial!
Iniciar un nuevo camino viene acompañado siempre con un gran impulso. Ya sea para lograr la mejora de procesos, al tomar la decisión de convertirse un líder de mejora continua, o al atreverse a crear nuevos hábitos en la vida personal.
Es una corriente de adrenalina que llega al imaginarnos alcanzando nuestros objetivos.
Puede ser bajar de peso, dejar de fumar, aprender un nuevo idioma, o conseguir una promoción en tu trabajo.
Sea cual sea, el solo pensarlo nos impulsa a hacer una lista de cosas para lograrlo. A esta adrenalina que corre por las venas en ese momento, se llama motivación.
Sin embargo, ese entusiasmo no se queda mucho con nosotros. Sobre todo al ver que las tareas se complican y el camino se convierte en una montaña rusa. Terminando por posponer ese objetivo, u olvidándolo a la primera cuando otro sueño toca la puerta.
¿Te suena familiar?, a mí me ha pasado muchas veces.
Y en el ámbito laboral es más común aún. Sobre todo porque lo podemos justificar con palabras como ahora surgió otra prioridad, tengo mucho trabajo por hacer, ya lo retomaré.
Si no has escuchado este tipo de comentarios de alguien más. Es probable que seas tú quien lo haya dicho alguna vez.
La mejora de procesos, es un claro ejemplo de la batalla continua entre la motivación y los hábitos que forjamos para cumplir metas y objetivos.
Por ello hay varias claves que funcionan a la hora de crear una estrategia de mejora de procesos.
En este post, te mencionaré cuatro que suelo utilizar todo el tiempo.
Primera Clave: Conoce bien qué quieres mejorar.
Parece obvio, pero no es así.
No sabes la cantidad de proyectos a los que me he sumado y que al preguntar ¿qué sucede con exactitud? o ¿cuál es el problema?, escucho respuestas muy vagas o poco sustentadas.
Lo que me hace pensar si realmente se tomaron el tiempo para conocer el problema a profundidad.
Esto termina siendo un grave, gravísimo error.
Toda estrategia de mejora de procesos necesita partir de un problema o punto origen, para conectarlo con un escenario deseado.
Por lo tanto, debes conocer con el mayor detalle posible el estado actual.
Por eso, investiga, analiza, pregunta, ve al lugar de los hechos, toma datos, conviértelos en información y repite hasta tener completa certeza de tu punto de partida.
Esto solo si quieres evitar dar palos de ciego, o peor aún, reformular toda la estrategia a la mitad del camino.
Segunda Clave: Que el ego no le gane a tus posibilidades.
Bajar las expectativas un poco, no tiene por qué verse mal.
Evitar una actitud de “me las sé todas + 1” te ayudará a no definir objetivos y metas demasiado ambiciosas en un primer momento.
Recuerda que una estrategia de mejora de procesos que funciona, evoluciona.
Y ¿qué significa eso?
Quiero decir que a medida que obtengas los primeros resultados, podrás ir ajustando tus objetivos y hacerlos cada vez más jugosos.
Ojo, con esto no estoy diciendo que te la juegues desde el otro extremo y que busques el lado fácil.
Lo importante aquí es que definas tus objetivos pensando en que sean posibles.
Tercera Clave: Ten consciencia de los recursos con los que cuentas.
Si bien dice mi mamá, “hay que arroparse hasta donde alcanza la cobija” refiriéndose a no gastar de más y a no comprometer nuestras acciones más allá de nuestra capacidad de actuar, esto es algo que con frecuencia solemos olvidar al momento de planificar la estrategia.
He visto cómo muchas personas terminan frustradas por su incapacidad de ejecutar, a consecuencia de no haber definido sus recursos. Y es que si no se planifica bien, la presión puede desembocar en estrés e incumplimiento.
Por esto, el dinero, las personas, el tiempo, las herramientas, e incluso los canales de comunicación, son recursos muy valiosos para administrar.
Cuarta Clave: Diseña un plan flexible.
La flexibilidad debe convertirse en un mantra para ti.
Un plan rígido o sin mucho margen de ajuste, está destinado a no llevarse a la práctica. Va a quedarse allí pegado en una linda cartelera o guardada en un archivo de Excel.
Para evitarlo, te recomiendo cuestionarte: ¿Qué posibles desvíos pueden ocurrir?.
Aprovecha y analiza las experiencias anteriores y aprovecha el conocimiento de quienes lidian con el problema día tras día y que están ahí en la línea de fuego.
Es fundamental realizar una reflexión profunda de los problemas pasados, antes de ponerle el moño final a tu estrategia. Esto permitirá agregar a tu táctica acciones específicas que evitarán que se vea perjudicada o estancada.
Por ejemplo, si un desvío pasado fue la falta de conocimiento, desde ahora debes considerar sumar personas con el nivel de know-how que requieres.
O en el caso de un posible desvío futuro, analiza la posibilidad de que tu planificación se vea estancada por otro sector (finanzas, compras, seguridad, etc.), y asegúrate de involucrar a la gente correcta desde el principio.
Si sigues estas claves, te aseguro que diseñarás una estrategia realizable y ganadora.
Y tú, ¿agregarías alguna otra clave más?
Me encantaría leerte en los comentarios.